Teknisk kommunikation: 7 gode råd til at blive en dygtig kommunikatør

Tekster af teknisk karakter vejer tungt i mange brancher. Om det er håndbøger, manualer, vejledninger, produktark eller quick guides, er underordnet – de råder alle over tekniske løsninger, som ændrer sig lynhurtigt. Derfor er det vigtigt at have dygtige tekniske kommunikatører, som formår at formidle information, så den er til at forstå. Mangel på dette vil lede til misforståelser, som kan have konsekvenser for dit produkt.

Hvad er teknisk kommunikation?

Teknisk kommunikation handler om at formidle og skabe mening med komplekse teksttyper inden for tekniske emner. Kort sagt indebærer det tre ting:

1) At kommunikere om tekniske eller specialiserede emner såsom computerprogrammer, medicinske procedurer eller miljøregler

2) At kommunikere ved hjælp af teknologi, f.eks. websider, hjælpefiler eller sociale medier

3) At give instruktioner om, hvordan man gør noget.

Teknisk kommunikation er altså processen, hvor man definerer, skaber og leverer information til sikker, efficient og effektiv brug af produkter såsom tekniske systemer, software, tjenester etc.

Typer af teknisk kommunikation

Teknisk kommunikation omfatter teksttyper som:

Datablade
Emballagetekster
Godkendelsesdokumenter
Guidelines
Håndbøger
Manualer
Produktspecifikationer
Retningslinjer
Sikkerhedsinformation
Systembeskrivelser
Vejledninger
Og meget mere.

Hvad er en teknisk kommunikatør?

En teknisk kommunikatør (dvs. technical writer) er en person, der arbejder med teknisk kommunikation. Dennes opgave er at formidle information mellem to eller flere parter på en forståelig, præcis og effektiv måde. Målgruppen er typisk en meget specifik modtager såsom brugere, forbrugere og kunder.

Tekniske kommunikatører samarbejder ofte med andre fagfolk for at opretholde kvaliteten af informationsformidlingen. Dette kan inkludere salgspersonale, ingeniører, programmører, grafiske designere, kvalitetskontrolpersonale og kundesupport. Sammen kan de hermed sikre, at produktinformationerne opfylder brugernes behov.

7 gode råd til at blive en dygtig teknisk kommunikatør

Det kræver specifikke kundskaber inden for kontekstanalyse, planlægning, konceptudvikling, content creation og meget mere at blive en god teknisk kommunikatør, og det kan alt sammen virke en smule komplekst. Derfor får du her en sammenkogt guide til at komme i gang med at producere din tekniske dokumentation:

#1 Definer dit projekt

Når du skal producere et teknisk dokument, er det vigtigt at definere dit formål samt dine stilistiske krav til dokumentationen. Dette vil sikre, at du får brugt det rigtige sprog, de rigtige typer af information og den rigtige prioritering af indhold.

#2 Hav din modtager i fokus

Når du kender dit formål med dokumentationen, kan du identificere din målgruppe. Herefter handler det om at kende din modtager, så du ved, hvilke informationer der er relevante for dem, der skal læse dit dokument.

#3 Forstå indholdet

Det er vigtigt, at man som teknisk kommunikatør virkelig har sat sig ind i det givne emne, hvis man skal kunne formidle budskabet korrekt. Dette inkluderer forberedelse af eventuelle spørgsmål fra modtageren, så man på forhånd kan give et uddybende svar på dem. 

#4 Less is more

Kundskaben ved teknisk dokumentation handler som sagt om at formidle komplekse emner på en effektiv og forståelig måde. Derfor er det vigtigt at holde sig til et simpelt og direkte sprog, så budskabet med teksten bliver så klart som muligt.

#5 Inkluder billeder eller eksempler

En måde, hvorpå man kan forsimple en tekst, er ved at inkludere billeder eller eksempler. Visualiseringer kan være ekstremt gavnlige for at hjælpe læserne med f.eks. at forstå, hvordan man udfører en opgave eller bruger et produkt korrekt. Derudover kan eksempler tilføje et ekstra niveau af tydelighed, da de kan repræsentere et realistisk scenarie, som læseren kan støde på.

#6 Glem ikke korrekturlæsning

Det er altid vigtigt at gennemlæse dit dokument omhyggeligt, når du er færdig. Det er især vigtigt at overveje, om der er dele af din tekst, der kan uddybes, eller områder, hvor du kan være mere præcis.

#7 Hold dig opdateret!

Sidst, men ikke mindst, er det vigtigt at holde sig opdateret. Branchen inden for tekniske løsninger er i konstant forandring, og derfor er det vigtigt, at feltet inden for teknisk kommunikation forandrer sig med den. Så vil du gerne have opdateret dine kompetencer, eller søger du efter nye, skal du måske overveje efteruddannelse.

Ved du stadig ikke helt, hvor du skal starte? Så lad os hjælpe dig.

Det kræver uddannelse og erfaring at blive en god teknisk kommunikatør. Derfor vil vi gerne hjælpe dig med at udvide dine kompetencer, når du skal formidle information.

TCTrainNet-uddannelse gennem World Translation

Efteruddannelse er altid en god investering – især når det gælder teknisk kommunikation. Branchen inden for tekniske løsninger ændrer sig konstant, så måske er det på tide at opdatere dine kompetencer inden for teknisk dokumentation og endda få certifikat på dem? Hos World Translation tilbyder vi TCTrainNet: en international uddannelse i teknisk dokumentation.

Uddannelsen er relevant for alle, der arbejder med teknisk kommunikation:
technical writers, projektledere, marketingmedarbejdere og ansatte i dokumentationsafdelinger.

Fakta om uddannelsen i teknisk dokumentation:

Type: e-learning
Sprog: engelsk
Varighed: 36 uger
Eksamen: online med tekom-certifikat
Certificeret underviser: tilknyttet under hele forløbetInteresseret? Læs mere her.